Revisiones virtuales de cumplimiento: lo que debe saber

¡Desde la pandemia de 2020, la FMCSA ha recurrido a la realización de revisiones de cumplimiento virtuales y ha aumentado el número de revisiones virtuales (fuera de las instalaciones) de manera significativa! A mediados de 2020, el aumento fue de más de 50% más revisiones de los transportistas de motor que en años anteriores. La FMCSA utiliza el portal de SMS para hacer preguntas y recoger documentos.

El investigador de la FMCSA sólo da 5 DÍAS para cargar los documentos. Con ese breve plazo de tiempo, es imprescindible que tenga preparados sus documentos de cumplimiento y seguridad con suficiente antelación. Es posible que sólo tenga un breve plazo para cumplir con la normativa.

Solicitudes de documentos

Debe saber que una solicitud de documentos puede incluir varias peticiones. Lo primero que se pide a un transportista es que rellene un cuestionario. Esto informa al investigador sobre su operación y la dirección que tomará la investigación.

Solicitud de documentos - Primera ronda

En la primera ronda de solicitudes de documentos, el investigador pedirá la siguiente información en un cuestionario:

  • Información de la empresa - Nombre legal, DBA, dirección, número de teléfono, correo electrónico, etc.
  • Información del transportista - Nombres/títulos de los directivos de la empresa, ingresos brutos, kilometraje total de la flota, información del ELD e información del seguro del transportista (formulario MCS-90).
  • Información del conductor - Lista de conductores, lista de equipos e información sobre el programa/consorcio de drogas/alcohol.

Este cuestionario debe ser rellenado y devuelto al investigador en un plazo de 5 días.

Consejo profesional: Tenga su informe MCS-150 actualizado en todo momento. Esto garantizará que la información del transportista en el sistema de SMS coincida con sus respuestas al cuestionario.

Solicitud de documentos - Segunda ronda

Esta ronda es el "meollo" de la investigación. El investigador ya habrá revisado las infracciones, las puntuaciones y la información que se presentó en la primera ronda y habrá elaborado una lista de solicitudes, que se dividen en cuatro categorías:

  1. Horas de servicio
  2. Mantenimiento de vehículos
  3. Sustancias controladas y alcohol
  4. Otros documentos

Horas de servicio

  1. Basándose en la lista de conductores presentada, el investigador le pedirá la documentación de varios conductores específicos La solicitud de información incluirá lo siguiente para CADA conductor:
    1. Conocimientos de embarque (con fecha específica)
    2. Registros de abastecimiento de combustible (rango de fechas)
    3. Documentos de la nómina (rango de fechas)
    4. Registros del estado de servicio (RODS) (rango de fechas) - El investigador proporcionará un código para que el conductor lo introduzca en el ELD para transferir los registros. Si su empresa está exenta, esto se habrá indicado en el cuestionario de la primera ronda.
    5. Documentación de formación sobre las horas de servicio que demuestre que todos sus conductores han recibido formación sobre el uso del ELD y la normativa sobre las horas de servicio.
  2. La solicitud de horas de servicio será para una muestra de sus conductores. No hay un porcentaje establecido del número de conductores, por lo que tiene que estar preparado para que TODOS sus conductores sean revisados.

Consejo profesional: Conserve los documentos del paquete de viaje y los registros del ELD durante seis meses.

Mantenimiento de vehículos

  1. Las solicitudes son específicas del VIN e incluyen tractores, camiones rectos y remolques.
  2. Informes de Inspección de Vehículos de Conducción (DVIR) de los últimos 12 meses.
  3. Los recibos de reparación de los equipos correspondientes al periodo de 12 meses anterior.
  4. Informes de inspección en carretera y registros de otras inspecciones en carretera de los 12 meses anteriores.
  5. Copia del expediente de mantenimiento del vehículo de los 12 meses anteriores.
  6. Copias de la inspección anual.
  7. Copia de la política de mantenimiento de la empresa y del calendario de mantenimiento.
  8. Copias de los contratos de arrendamiento.

Consejo profesional: Conserve los DVIR durante un año. El Reglamento 396.11 establece tres meses para la conservación de registros, pero el investigador pedirá 12 meses de informes.

Sustancia controlada y alcohol

  1. El investigador pedirá una copia de la prueba de drogas previa a la contratación de una selección de conductores.
  2. El investigador puede pedirle copias de su consorcio y una lista de pruebas aleatorias.
  3. El investigador puede pedir información sobre el cumplimiento de la empresa con el Centro de Intercambio de Información de la FMCSA.

Consejo profesional: Mantenga sus registros de drogas y alcohol separados de otros registros y actualizados. Asegúrate de recibir copias de cualquier clínica de drogas y de que tus porcentajes anuales son correctos.

Otros documentos

Esta solicitud de documentos puede ser realmente cualquier cosa, pero esto es lo que se ha solicitado a nuestros clientes recientemente:

  1. Informes IFTA - últimos 4 trimestres.
  2. Informe financiero - Cuenta de resultados del año anterior.

Recuerda: Todos estos documentos deberán cargarse en el sistema SMS en un plazo de 5 días y ser certificados por un agente del transportista.

Solicitud de documentos - Tercera, cuarta, quinta ronda, etc.

El investigador puede seguir pidiendo documentos adicionales para completar su investigación y puede tener preguntas específicas sobre cualquiera de los documentos presentados. El investigador espera su plena cooperación.

Consejo profesional: Sea absolutamente honesto en sus respuestas y en la presentación de documentos. Si no tiene algo, dígale al investigador que no lo tiene. Ser deshonesto con un investigador de la FMCSA no será bueno para su empresa.

Responsabilidad del transportista

Un recordatorio muy importante para todos los transportistas:

Es el DEL TRANSPORTISTA responsabilidad entender la normativa y cumplirla, incluso si el transportista utiliza consultores de seguridad externos, clínicas de drogas/alcohol, consorcios, etc.

Si su empresa utiliza consultores externos, debe tener una línea de comunicación abierta con esos consultores para garantizar el cumplimiento, y el transportista debe tener controles continuos con sus consultores.

Organización

Todos los documentos deben estar organizados, ser legibles y estar en orden. El investigador quiere que la información se presente de la forma en que se solicita. Si quieren PDFs individuales de algo en lugar de una base de datos impresa, proporcióneselos en formato PDF. Facilítese la tarea proporcionando la información en el formato solicitado.

Ayuda cuando la necesita

Esperamos que esta información le ayude a comprender mejor las revisiones de cumplimiento virtuales y la importancia de tener su programa de seguridad y cumplimiento al día.

Nuestros agentes tienen acceso a recursos que pueden ayudarle con sus programas de seguridad y cumplimiento, incluidas las revisiones de cumplimiento. Póngase en contacto con nosotros para tratar cualquier asunto en el que necesite ayuda.

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